Créer et utiliser un modèle de message électronique (Outlook)

Objectif

Les modèles de messages électroniques permettent d’envoyer rapidement des emails contenant des informations récurrentes (réponses types, notifications, communications standardisées). Ce document explique comment créer puis utiliser un modèle de courrier électronique dans Microsoft Outlook.

Périmètre

• Application : Microsoft Outlook

• Systèmes : Windows

• Utilisateurs : tous profils

Créer un modèle de message électronique

Étapes à suivre

1. Créer un nouveau message

   • Dans le menu Accueil, sélectionnez Nouveau Email

   • Raccourci clavier possible : Ctrl + Maj + M

2. Rédiger le contenu du message

   • Saisissez le texte souhaité dans le corps du message

   • Vous pouvez inclure un objet, une signature, des mises en forme, etc.

3. Enregistrer le message comme modèle

   • Dans la fenêtre du message, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous

4. Choisir le type de fichier

   • Dans la liste Type de fichier, sélectionnez Modèle Outlook (*.oft)

5. Nommer et enregistrer le modèle

   • Renseignez un nom explicite dans le champ Nom de fichier

   • Cliquez sur Enregistrer

Emplacement par défaut des modèles

Par défaut, les modèles Outlook sont enregistrés dans le dossier suivant :

ℹ️ Le dossier AppData est caché par défaut. Pensez à activer l’affichage des éléments masqués si nécessaire.

Envoyer un courrier électronique à partir d’un modèle

⚠️ Cette procédure suppose qu’un modèle a déjà été créé et enregistré.

Étapes à suivre

1. Dans Outlook, sélectionnez Nouveaux éléments

2. Cliquez sur Autres éléments > Choisir un formulaire

3. Dans la fenêtre Choisir un formulaire :

   • Dans la liste Regarder dans, sélectionnez Modèles dans le fichier système

4. Le dossier des modèles par défaut s’ouvre automatiquement :

• Si votre modèle est stocké dans un autre emplacement, cliquez sur Parcourir pour le sélectionner

1. Sélectionnez le modèle souhaité puis cliquez sur Ouvrir

Finaliser et envoyer le message

• Complétez ou modifiez les champs À, Cc, Cci

• Ajustez si nécessaire l’objet et le contenu du message

🔎 Important :

Les modifications apportées ne sont pas enregistrées dans le modèle.

• La commande Enregistrer crée uniquement un brouillon

• Pour modifier le modèle, il faut l’enregistrer à nouveau comme nouveau modèle

1. Cliquez sur Envoyer

Bonnes pratiques

• Utiliser des noms explicites pour les modèles (ex. : Réponse_support_standard)

• Éviter d’enregistrer des informations sensibles dans les modèles

• Centraliser les modèles si possible pour une équipe