Importer vos contacts dans Gexmail depuis un fichier

Cet article a une vocation d'aide à la configuration. Les libellés indiqués en gras correspondent aux boutons et champs que vous retrouverez dans l'interface.

Quelques exemples d'utilisation

• Démarrer avec Gexmail en reprenant le fichier clients de votre CRM ou de votre logiciel de caisse ;
• Ajouter les inscrits d'un salon ou d'un événement à une liste dédiée ;
• Mettre à jour en masse des informations (ville, date de naissance, centres d'intérêt…) sur des contacts existants ;
• Réimporter un export Gexmail retravaillé dans un tableur : les colonnes sont reconnues automatiquement.

Préparer votre fichier

Le champ d'unicité : comment Gexmail repère les doublons

Le champ d'unicité est la clé qui permet de savoir si une ligne du fichier correspond à un contact déjà présent dans votre compte. Par défaut, c'est l'adresse e-mail. Vous pouvez en choisir d'autres (le mobile, un numéro client…) dans Compte → Champs personnalisés.

Une importation ne peut pas démarrer si aucune colonne du fichier n'est associée à un champ d'unicité : Gexmail vous le signale à l'étape « Colonnes » en rappelant les champs d'unicité de votre compte.

Importer vos contacts, étape par étape

Rendez-vous dans Contacts → Importations, cliquez sur « Nouvelle » puis choisissez « Importation CSV » ou « Importation Excel / ODS ». Un assistant en quatre étapes vous guide : Fichier, Colonnes, RGPD et Résumé.

Étape 1 — Fichier

Sélectionnez votre « Fichier d'import ». Pour un fichier CSV, précisez également :

• le « Séparateur de colonne CSV » : virgule (,) par défaut, souvent point-virgule (;) pour un fichier enregistré depuis Excel en français ;
• « La première ligne contient les en-têtes des colonnes » : décochez cette case si votre fichier commence directement par un contact.

Cliquez sur « Suivant ». L'importation prend le nom de votre fichier, ce qui vous permet de la retrouver facilement dans la liste.

Étape 2 — Colonnes

Propriétaire et liste. Choisissez le « Gestionnaire des contacts » (l'utilisateur de votre compte responsable de ces contacts) et la « Liste » à laquelle ils seront inscrits.

Correspondance des colonnes. Pour chaque colonne de votre fichier, choisissez le champ de contact Gexmail correspondant (Prénom, Nom, E-mail, Mobile, vos champs personnalisés…). Laissez vide une colonne que vous ne souhaitez pas importer.

Vous pouvez aussi importer, colonne par colonne, les informations d'abonnement propres à chaque contact, pour les e-mails comme pour les SMS :

• « Inscrit pour les emails » / « Inscrit pour les SMS » et la date de désinscription ;
• « Consentement (Opt-in) », sa date et l'adresse IP de l'internaute ayant consenti ;
• « Date de confirmation (Double Opt-in) » et l'adresse IP de confirmation.

Si votre fichier contient ces colonnes, ce sont elles qui font foi pour chaque contact. Sinon, vous les renseignerez pour l'ensemble du fichier à l'étape suivante.

Options avancées, dans la colonne de droite :

Cliquez sur « Étape suivante ».

Étape 3 — RGPD

Cette étape s'affiche lorsque la liste de destination a les fonctionnalités RGPD activées, ou lorsque votre fichier ne contient pas toutes les colonnes de consentement. Les informations saisies ici s'appliquent à tous les contacts du fichier :

• « Canaux de communication » : e-mail, SMS, ou les deux ;
• « Inscrit » : cochez si ces contacts ont donné leur accord pour recevoir vos communications, puis renseignez si possible la date et l'adresse IP de ce consentement ;
• « Confirmé » : cochez si ces contacts ont déjà confirmé leur inscription (double opt-in), avec la date et l'IP de confirmation ;
• « Consentement au suivi par pixel » : à cocher uniquement si ces contacts ont accepté le suivi d'ouverture de vos e-mails (voir notre article sur les pixels de suivi). Un consentement déjà enregistré sur un contact n'est jamais retiré par une importation ;
• pour une liste RGPD : la « Base juridique pour communiquer avec le contact » (intérêt légitime prospect ou client, exécution d'un contrat, consentement…) et l'« Explication pour le consentement de communication » (ex. « Inscription au salon Habitat 2026, bulletin papier signé »). Ces deux champs sont obligatoires.

La rubrique « À la fin de l'importation » propose aussi, si votre compte exige le consentement au suivi, de demander ce consentement aux abonnés de la liste qui ne l'ont pas donné. Chaque e-mail envoyé décompte 1 crédit, et les contacts déjà sollicités récemment sont écartés automatiquement.

Cliquez sur « Terminer » pour passer au résumé.

Étape 4 — Résumé et lancement

Le résumé rappelle le fichier source, le nombre de contacts, la liste, la correspondance des colonnes et les informations légales. Il indique aussi les doublons détectés et ce qu'il adviendra des contacts déjà présents (« X contacts seront mis à jour » ou « X contacts ne seront pas importés », selon vos options), avec un aperçu des premières lignes.

Si tout est correct, cliquez sur « Démarrer l'importation ». Sinon, cliquez sur « Modifier » pour revenir aux étapes précédentes.

Ce que fait Gexmail pendant l'importation

1. Les numéros de téléphone sont standardisés au format international (06 12 34 56 78 devient +33612345678). Un numéro sans indicatif est considéré comme français.
2. Les doublons à l'intérieur du fichier sont retirés : une seule ligne est conservée par contact.
3. Les e-mails et téléphones invalides sont écartés (ou importés sans la donnée erronée, selon votre option).
4. Les contacts déjà présents dans votre compte sont mis à jour, ou laissés intacts, selon l'option « Conserver les données si le contact existe déjà ».
5. Les nouveaux contacts sont créés et tous sont inscrits à la liste choisie, avec les informations de consentement indiquées.
6. Les compteurs de la liste et des campagnes en brouillon qui l'utilisent sont recalculés.

Quelques règles de lecture utiles :

• les adresses e-mail et les valeurs des champs d'unicité sont enregistrées en minuscules, les autres champs conservent leur casse d'origine ;
• pour les colonnes de type oui/non, Gexmail reconnaît oui/non, vrai/faux, true/false et 1/0 ; une cellule vide reste non renseignée.

Suivre vos importations

La page Contacts → Importations liste toutes vos importations. Leur progression s'actualise automatiquement ; le bouton « Rafraîchir l'affichage » permet de forcer la mise à jour.

Pour chaque importation, vous voyez le nombre de lignes du fichier, de contacts créés, de contacts mis à jour et d'erreurs.

Le rapport d'erreurs

Une fois l'importation terminée, ouvrez-la pour consulter les lignes en erreur, ou cliquez sur « Télécharger le rapport CSV » pour les récupérer dans un fichier. Corrigez ce fichier, puis importez-le à nouveau.

Les doublons ne sont pas des erreurs : un doublon à l'intérieur du fichier est importé une seule fois, et un contact déjà présent dans votre compte est mis à jour ou conservé selon vos options. Ils sont comptabilisés dans le résumé de l'importation.

Arrêter, relancer, supprimer

• « Arrêter ou annuler la tâche d'importation » : interrompt une importation en cours, qui revient au statut « Créée » ;
• « Relancer l'importation » : relance une importation terminée ou échouée ;
• « Supprimer la tâche d'importation » : supprime l'importation et son fichier, pas les contacts importés ;
• « Purger les tâches terminées » : supprime en une fois toutes les importations terminées, là encore sans toucher aux contacts.

Questions fréquentes

Le message « Veuillez vous assurer de la présence des champs d'unicité » s'affiche.

Aucune colonne de votre fichier n'est associée à un champ d'unicité de votre compte (en général l'e-mail). Associez la colonne correspondante, ou ajoutez-la à votre fichier. La liste des champs d'unicité de votre compte est rappelée dans le message.

Mes colonnes ne sont pas détectées, ou tout est dans une seule colonne.

Le séparateur indiqué ne correspond pas à votre fichier. Un CSV enregistré depuis Excel en français utilise souvent le point-virgule : revenez à l'étape « Fichier » et indiquez ;. Vous pouvez aussi importer directement votre fichier Excel avec « Importation Excel / ODS ».

Les accents s'affichent mal (é, è…).

Votre CSV n'est pas encodé en UTF-8. Réenregistrez-le en choisissant « CSV UTF-8 » dans votre tableur, ou importez le fichier Excel d'origine.

Mes dates sont vides ou fausses après l'import.

Le « Format des dates » ne correspond pas à celui de votre fichier. Par exemple, pour des dates écrites 2026-12-31, indiquez YYYY-MM-DD.

L'import va-t-il créer des doublons dans ma base ?

Non. Les contacts sont rapprochés grâce aux champs d'unicité : un contact déjà présent est mis à jour (ou conservé tel quel, selon votre option), jamais créé une seconde fois.

Une cellule vide dans mon fichier va-t-elle effacer une information existante ?

Oui, si la colonne est associée et que l'option « Conserver les données si le contact existe déjà » est décochée : la valeur de la fiche est remplacée par du vide. Pour l'éviter, n'associez pas cette colonne ou complétez-la. Vous pouvez aussi cocher « Conserver les données si le contact existe déjà », mais les contacts existants ne seront alors ni modifiés, ni inscrits à la liste.

J'ai importé des contacts dans une liste RGPD, mais ils n'ont pas reçu l'e-mail de confirmation.

C'est normal : la confirmation automatique ne part pas pour les contacts importés, afin d'éviter un envoi massif involontaire. Depuis la liste, onglet « non-confirmés », cliquez sur « Demander la confirmation », ou cochez la case correspondante à l'étape « RGPD » de votre prochain import.

Un contact qui s'était désabonné va-t-il être réinscrit ?

Non, sauf si vous cochez « Mettre à jour les informations sur les abonnements et de consentement ». Sans preuve d'un nouveau consentement, laissez cette option décochée.

Si je supprime une importation, les contacts sont-ils supprimés ?

Non. Seule la tâche d'importation (et son fichier) est supprimée ; les contacts restent dans votre base et dans leurs listes.