Modifier les abonnements de plusieurs contacts en une seule opération
Cet article a une vocation d'aide à la configuration. Les libellés indiqués en gras correspondent aux boutons et champs que vous retrouverez dans l'interface.
À quoi cela sert ?
- Abonner un groupe de contacts à une nouvelle liste (par exemple vos clients à une newsletter dédiée) ;
- Ajouter un canal (SMS) à des contacts déjà inscrits par e-mail ;
- Corriger une base juridique ou une explication de consentement sur un lot d'abonnements ;
- Réorganiser vos listes : basculer un groupe de contacts d'une liste vers une autre, en une opération ;
- Régulariser un consentement obtenu hors ligne (salon, formulaire papier, contrat) pour un ensemble de contacts.
Où trouver l'action ?
Le bouton « Gérer les listes » apparaît dès que vous cochez au moins un contact, dans tous les tableaux de contacts de Gexmail :
- Contacts (votre base complète, avec les filtres de recherche) ;
- la fiche d'une liste de diffusion, et ses onglets Inscrits, Non confirmés, Désabonnés, En erreur ;
- la fiche d'un segment (résultat de vos critères).
Vous devez disposer de l'autorisation « Gérer les abonnés » sur le compte concerné. Sans cette autorisation, le bouton n'est pas affiché.
Étape 1 — Sélectionner les contacts
Affinez d'abord l'affichage si nécessaire (champs de recherche en haut du tableau, ou passage par un segment), puis cochez les contacts. La case du haut du tableau sélectionne toutes les lignes affichées.
Un compteur « x sélectionné(s) » confirme votre sélection. Cliquez ensuite sur « Gérer les listes ».
Étape 2 — Choisir la façon d'appliquer les abonnements
La page « Modifier les abonnements en masse » s'ouvre et rappelle en haut le nombre de contacts concernés. Commencez par la question « Comment appliquer ces abonnements ? » :
| Mode | Effet sur les contacts sélectionnés | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Ajouter aux abonnements existants (choix par défaut) |
Les abonnements décrits ci-dessous sont ajoutés. Tous les autres abonnements des contacts sont conservés. Si un contact est déjà inscrit à une liste que vous avez choisie, les canaux se cumulent (un inscrit « Email » à qui vous appliquez « SMS » sera inscrit aux deux). | Le cas courant : enrichir sans rien perdre. |
| Remplacer les abonnements existants | Les abonnements des contacts deviennent exactement ceux décrits ci-dessous. Les inscriptions actives à des listes non sélectionnées sont désabonnées (l'historique et la preuve de désabonnement sont conservés, rien n'est effacé). | Réorganisation de listes, nettoyage, bascule d'un groupe d'une liste vers une autre. |
Étape 3 — Décrire les abonnements
Dans la section « Listes », cliquez sur « + Ajouter » pour décrire un abonnement. Vous pouvez en ajouter plusieurs (les contacts seront inscrits à chacune des listes décrites) et retirer une ligne avec « 🗑 Retirer ».
| Champ | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Liste de diffusion | La liste concernée. Champ obligatoire : une ligne sans liste est ignorée. |
| Canaux | Email et/ou SMS : les moyens de communication autorisés pour cet abonnement. Un contact sans canal « Email » ne recevra pas les campagnes e-mail de la liste. |
| Inscrit | Coché : le contact est abonné à la liste. Décoché : il y est enregistré comme non inscrit (utile pour matérialiser un refus). |
| Confirmé | Déclare que le contact a déjà confirmé son inscription (double opt-in). Ne cochez cette case que si vous détenez cette preuve : sinon, laissez Gexmail envoyer la demande de confirmation. |
| Date d'inscription | Date du consentement, à des fins de preuve. Laissée vide, elle est horodatée au moment de l'opération. |
| Date de confirmation | Date de la confirmation, si vous avez coché « Confirmé ». Elle ne peut pas être antérieure à la date d'inscription. |
| Base juridique pour communiquer avec le contact | Le fondement légal de la communication (voir le tableau ci-dessous). |
| Explication pour le consentement de communication | En une phrase, pourquoi vous êtes autorisé à écrire à ces contacts (ex. « Clients ayant commandé sur la boutique en 2026 »). C'est cette mention qui documentera votre conformité en cas de contrôle. |
Les bases juridiques disponibles
| Base juridique | Cas typique |
|---|---|
| Consentement du contact donné librement | Le contact a coché une case d'accord (formulaire, salon, page d'inscription). |
| Intérêt légitime - Client | Communication à vos clients sur des produits ou services analogues. |
| Intérêt légitime - Prospect | Prospection professionnelle en rapport avec l'activité du destinataire. |
| Intérêt légitime - Autre | Autre intérêt légitime : à préciser impérativement dans l'explication. |
| Exécution d'un contrat | Messages nécessaires à un contrat en cours. |
| Non applicable | Situation hors champ du RGPD. |
Étape 4 — Appliquer
Cliquez sur « Appliquer aux contacts ». Gexmail confirme le lancement (« La modification des abonnements de x contacts a été lancée ») et vous ramène à la liste des contacts.
Le traitement se poursuit en arrière-plan : vous pouvez continuer à travailler, fermer la page ou vous déconnecter. Selon le nombre de contacts, le résultat apparaît en quelques secondes à quelques minutes.
Vérifier le résultat
- ouvrez la fiche d'un contact concerné : la section « Listes » montre ses abonnements, y compris ses désabonnements ;
- ouvrez la fiche de la liste : les compteurs Inscrits, Non confirmés et Désabonnés sont recalculés automatiquement ;
- sur une fiche contact, « Historique des modifications » détaille chaque changement d'abonnement.
Ce que Gexmail fait automatiquement pour vous
Une modification en masse n'est pas une écriture « brute » en base : elle passe par les mêmes contrôles qu'une modification manuelle, contact par contact.
| Mécanisme | Détail |
|---|---|
| Traçabilité (preuve RGPD) | Chaque inscription, confirmation ou désinscription est journalisée avec sa date et l'adresse IP de l'opération, et reste consultable dans l'historique du contact. |
| Double opt-in | Pour une liste soumise au consentement, l'inscription déclenche l'envoi automatique de l'e-mail de confirmation. Tant que le contact n'a pas confirmé, il est compté dans Non confirmés et exclu des campagnes. |
| Automatisations | Les événements inscription, confirmation et désinscription sont publiés : vos automatisations (message de bienvenue, séquence d'accueil, message d'au revoir…) se déclenchent normalement. |
| Pas de doublon | Un contact déjà inscrit à une liste que vous avez choisie n'est pas réinscrit : son abonnement est mis à jour, et il ne reçoit pas une seconde fois le message de bienvenue. |
| Compteurs et campagnes en préparation | Les compteurs des listes et les effectifs estimés des campagnes encore en brouillon sont recalculés. |
Les autres actions groupées sur les contacts
| Action | Où | Effet |
|---|---|---|
| Gérer les listes | Tous les tableaux de contacts | Modifie les abonnements (objet de cet article). |
| Désabonner | Fiche d'une liste de diffusion | Désabonne les contacts sélectionnés de cette liste uniquement. Le contact et son historique sont conservés : c'est la bonne action pour respecter une demande de retrait. |
| Supprimer | Tous les tableaux de contacts | Supprime définitivement les contacts. Leur statut de désabonnement disparaît aussi : un contact supprimé pourra être réintroduit par un import ultérieur. Préférez le désabonnement. |
Questions fréquentes
Combien de contacts puis-je traiter d'un coup ?
Il n'y a pas de plafond côté traitement, mais la sélection est limitée à la page affichée : au maximum 200 contacts par opération si vous portez l'affichage à 200 éléments par page. Au-delà, répétez l'opération, ou passez par une importation de fichier qui gère plusieurs dizaines de milliers de contacts.
Puis-je annuler une opération lancée ?
Non : le traitement démarre immédiatement. En revanche, rien n'est perdu : chaque modification est historisée, et vous pouvez rejouer une opération inverse (par exemple réabonner un groupe de contacts). Testez toujours sur un petit lot avant une opération de grande ampleur, surtout en mode « Remplacer ».
Le mode « Ajouter » conserve-t-il vraiment tout ?
Il conserve tous les abonnements aux autres listes, et cumule les canaux sur les listes choisies. En revanche, pour les listes que vous décrivez, les réglages saisis (Inscrit, Confirmé, dates, base juridique, explication) remplacent ceux déjà enregistrés. Si vous ne souhaitez pas écraser des consentements existants, restreignez votre sélection aux contacts non encore inscrits (onglets de la liste, ou segment).
Mes contacts désabonnés vont-ils être réabonnés de force ?
Si vous les sélectionnez et cochez « Inscrit », oui : l'opération vaut réinscription. C'est votre responsabilité de ne réabonner que des contacts dont vous détenez un nouveau consentement : un désabonnement doit être respecté.
Pourquoi certains contacts n'ont-ils pas été modifiés ?
Trois causes possibles : la base juridique ou son explication manquait pour une liste soumise au consentement ; la date de confirmation était antérieure à la date d'inscription ; ou le contact n'était pas accessible dans le compte courant. Complétez les champs obligatoires et relancez l'opération.
Comment savoir qui a fait la modification ?
L'« Historique des modifications » de la fiche contact conserve chaque changement d'abonnement, avec sa date et l'adresse IP de l'opération.
Existe-t-il une solution automatisée pour synchroniser mes listes ?
Oui. Si vous disposez d'un outil métier ou d'une boutique en ligne, l'API de Gexmail permet de créer et d'abonner des contacts en masse (jusqu'à plusieurs dizaines de milliers) de façon programmée, avec le même respect des règles de consentement. Contactez-nous pour la documentation technique.
Besoin d'aide supplémentaire ?
Si cet article n'a pas répondu à toutes vos questions, nos équipes sont à votre disposition.