Conditions Particulières Sociatex AntiSpam – SpamNo

Service de filtrage anti-spam pour entreprises

Article 1 – Objet et champ d'application

Les présentes Conditions Particulières ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles la société GROUPE SOCIATEX (ci-après le « Prestataire ») fournit au client (ci-après le « Client ») un service de filtrage et d'analyse du courrier électronique entrant, commercialisé sous la dénomination Sociatex AntiSpam, dénommé également SpamNo.

Les présentes CP complètent les Conditions Générales en vigueur et prévalent sur toute stipulation contraire figurant dans tout autre document du Client.

Les présentes Conditions Particulières s’intègrent et s’ajoutent également à tout contrat conclu entre le Prestataire et le Client, quel qu’en soit l’objet, dès lors que le service Sociatex AntiSpam / SpamNo est souscrit dans le cadre ou en complément dudit contrat.

Article 2 – Description du service

Sociatex AntiSpam (SpamNo) est une solution de filtrage anti-spam hébergée, dédiée aux entreprises. Le service comprend notamment :

• Analyse et filtrage des courriers électroniques entrants en temps réel

• Mise en quarantaine individualisée par utilisateur/boîte mail

• Gestion des listes blanches (expéditeurs autorisés) et listes noires (expéditeurs bloqués), par utilisateur et/ou par domaine

• Accès à une interface web de consultation et de gestion de la quarantaine

• Génération de rapports paramétrables (fréquence, destinataires, contenu)

• Notifications périodiques de synthèse de quarantaine à destination des utilisateurs finaux

Le Prestataire se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités du service, notamment pour des raisons techniques, de sécurité ou réglementaires, sans que cela constitue une modification substantielle du contrat, sous réserve d'en informer le Client dans un délai raisonnable.

Article 3 – Conditions d'accès et mise en service

3.1 – Prérequis techniques

La mise en œuvre du service nécessite la modification des enregistrements MX (Mail Exchanger) du ou des noms de domaine concernés, afin de rediriger le flux entrant vers les serveurs de filtrage du Prestataire. Ces opérations sont réalisées :

• Par le Prestataire, si celui-ci assure également la gestion du nom de domaine du Client

• Par le Client ou son prestataire technique désigné, dans le cas contraire

Le Client s'engage à fournir au Prestataire toutes les informations nécessaires à la bonne configuration du service (liste des domaines, des boîtes mail, serveur de messagerie de destination, etc.).

3.2 – Délai de mise en service

La mise en service est effectuée dans un délai indicatif de cinq (5) jours ouvrés à compter de la réception des informations complètes et de la validation de la commande. Ce délai peut varier selon la complexité de l'environnement de messagerie du Client.

Article 4 – Obligations du Prestataire

Le Prestataire s'engage à :

• Maintenir le service en conditions opérationnelles vingt-quatre (24) heures sur vingt-quatre (24), sept (7) jours sur sept (7), hors opérations de maintenance

• Informer le Client de toute opération de maintenance planifiée susceptible d'affecter le service, dans un délai raisonnable

• Mettre à jour les bases de données anti-spam et les règles de filtrage de manière régulière

• Assurer la confidentialité des courriers électroniques transitant par les serveurs de filtrage

• Fournir au Client un accès à l'interface d'administration du service

Le Prestataire est soumis à une obligation de moyens et non de résultat. Aucun système de filtrage anti-spam ne peut garantir un taux de détection de 100 % ni l'absence totale de faux positifs (messages légitimes classés comme spam).

Article 5 – Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Fournir des informations exactes et à jour nécessaires à la configuration et au bon fonctionnement du service

• Informer le Prestataire de toute modification de son infrastructure de messagerie (changement de serveur, ajout de domaines, création ou suppression de boîtes mail)

• Ne pas utiliser le service à des fins illicites ou contraires aux lois et règlements en vigueur

• Gérer de manière responsable les listes blanches et noires, en veillant à ne pas compromettre l'efficacité du filtrage

• Sensibiliser ses utilisateurs à la vérification régulière de leur quarantaine afin d'éviter toute perte de message légitime

Toute modification de configuration effectuée directement par le Client ou par un tiers non mandaté par le Prestataire est réalisée sous l'entière responsabilité du Client.

Article 6 – Quarantaine et gestion des messages

6.1 – Durée de rétention

Les messages placés en quarantaine sont conservés pendant une durée de trente (30) jours calendaires à compter de leur réception. Passé ce délai, ils sont automatiquement supprimés et ne peuvent être récupérés.

6.2 – Accès à la quarantaine

Chaque utilisateur dispose d'un accès individuel à son espace de quarantaine via l'interface web fournie par le Prestataire. Le Client-administrateur dispose d'un accès global permettant la gestion de l'ensemble des quarantaines de son organisation.

6.3 – Responsabilité

Le Prestataire ne saurait être tenu responsable de la perte définitive de messages placés en quarantaine et non libérés avant l'expiration du délai de rétention. Il appartient aux utilisateurs de consulter régulièrement leur quarantaine.

Article 7 – Rapports et notifications

Le service comprend la génération de rapports d'activité paramétrables selon les préférences définies par le Client-administrateur, notamment :

• Fréquence d'envoi (quotidien, hebdomadaire, mensuel)

• Destinataires des rapports (administrateurs, utilisateurs finaux)

• Contenu et niveau de détail des informations rapportées

Des notifications automatiques de synthèse de quarantaine peuvent être activées à destination des utilisateurs finaux, leur permettant de prendre connaissance des messages retenus et d'agir en conséquence directement depuis la notification.

Article 8 – Durée et renouvellement

Le service Sociatex AntiSpam / SpamNo est souscrit pour une durée déterminée, précisée dans le bon de commande ou le devis accepté, généralement d’un (1) an.

Sauf dénonciation expresse par l'une ou l'autre des parties dans les délais prévus aux présentes, l'abonnement est renouvelé tacitement pour une durée identique à la durée initiale.

Le Prestataire se réserve le droit de modifier ses tarifs à l'occasion de chaque renouvellement, sous réserve d'en informer le Client par tout moyen écrit au moins trente (30) jours avant la date d'échéance.

Article 9 – Conditions financières

Les prix applicables sont ceux indiqués dans le devis ou bon de commande accepté par le Client. Les factures sont établies selon la périodicité prévue au contrat (mensuelle ou annuelle) et sont exigibles à la date d'échéance mentionnée.

Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé. Tout retard de paiement entraîne l'application de pénalités conformément aux dispositions des Conditions Générales de Vente en vigueur.

Article 10 – Suspension pour impayé

En cas de non-paiement total ou partiel à la date d'échéance, la procédure suivante s'applique :

1. Une relance est adressée au Client par tout moyen écrit.

2. À défaut de régularisation dans un délai de huit (8) jours calendaires suivant la date d'échéance, le Prestataire se réserve le droit de suspendre le service sans préavis supplémentaire.

3. La suspension du service entraîne la désactivation du filtrage et la réorientation du flux de messagerie, pouvant exposer le Client à une réception directe de spams et de messages malveillants.

La suspension ne constitue ni une résiliation du contrat ni une extinction de la dette. La réactivation du service pourra être conditionnée au règlement intégral des sommes dues, augmentées, le cas échéant, de frais de réactivation selon le tarif en vigueur.

Article 11 – Protection des données personnelles

Dans le cadre de l'exécution du service, le Prestataire est susceptible de traiter des données à caractère personnel pour le compte du Client, notamment les adresses électroniques des utilisateurs et les métadonnées des messages filtrés. À ce titre, le Prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

Le Prestataire s'engage à :

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée du Client

• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données

• Ne pas transférer les données en dehors de l'Union européenne sans garanties adéquates

• Supprimer ou restituer les données personnelles à la cessation du service, selon les instructions du Client

Le Client, en qualité de responsable de traitement, s'assure que les utilisateurs finaux sont informés du traitement de leurs données dans le cadre du service de filtrage.

Article 12 – Limitation de responsabilité

Le Prestataire est soumis à une obligation de moyens. Sa responsabilité ne saurait être engagée notamment en cas de :

• Messages légitimes classés comme spam (faux positifs) entraînant leur mise en quarantaine

• Messages indésirables ou malveillants n'ayant pas été détectés (faux négatifs)

• Interruption du service due à une défaillance d'un opérateur tiers, à un cas de force majeure ou à une intervention du Client

• Perte de données résultant d'une manipulation du Client dans son espace d'administration

• Conséquences d'une modification des enregistrements DNS réalisée par le Client ou un tiers non autorisé

En toute hypothèse, la responsabilité du Prestataire est strictement limitée au montant hors taxes facturé au Client au titre du service au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur.

Article 13 – Résiliation

13.1 – Résiliation à l'initiative du Client

Le Client peut résilier le service à l'issue de chaque période d'abonnement, sous réserve de notifier sa décision au Prestataire par écrit (courrier recommandé avec accusé de réception ou message électronique avec confirmation de lecture) au moins trente (30) jours calendaires avant la date d'échéance.

Toute période entamée est due dans son intégralité. Aucun remboursement au prorata ne sera effectué en cas de résiliation en cours de période.

13.2 – Résiliation à l'initiative du Prestataire

Le Prestataire peut résilier le contrat de plein droit, sans préavis ni indemnité, en cas de :

• Manquement grave du Client à ses obligations contractuelles, non réparé dans les quinze (15) jours suivant une mise en demeure

• Non-paiement répété des factures

• Utilisation du service à des fins illicites ou frauduleuses

13.3 – Effets de la résiliation

À la date de résiliation, le service est désactivé. Le Client est invité à récupérer les éventuels messages encore présents en quarantaine avant la date effective de résiliation, passé laquelle ils seront définitivement supprimés.

Article 14 – Dispositions finales

Le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes Conditions Particulières et les accepter sans réserve, conjointement aux Conditions Générales de Vente et d'Utilisation du Prestataire.

Les présentes CP sont soumises au droit français. Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort du siège social du Prestataire, sauf disposition légale impérative contraire.

En cas de contradiction entre les présentes Conditions Particulières et les Conditions Générales, les Conditions Particulières prévalent.